Современные технологии позволяют отправлять и получать сообщения из любой точки мира. Что очень удобно. Но именно из-за этого удобства люди делают нелепые ошибки, которые могут иметь пагубные последствия для профессиональной деятельности.
Тема письма
Тема письма должна быть понятной и четкой, потому что люди решают, открывать письмо или нет по его названию. Поэтому получатель должен понимать, о чем письмо и каких вопросов оно касается.
Примеры хорошего названия темы: “Дата проведения заседания изменилась”, “Быстрый вопрос о вашей презентации” или “Рекомендации по вашему предложению”.
Используйте профессиональный электронный адрес
Оптимальный вариант– это ваша рабочая почта, для рабочих целей пользуйтесь только ей. Но если вы иногда в работе пользуетесь личным email, называйте его правильно. Лучше всего подойдет ваше имя и фамилия, чтобы получатель сразу узнал кто отправил ему письмо.
Никогда не используйте адреса электронной почты, которые не подходят для работы. Например, “diva@…” или “babygirl@…”.
Подумайте дважды, прежде чем “Отправить всем”
Никто не хочет читать множество электронных писем, которые не имеют никакого отношения к данному человеку и его работе. Такие письма только отвлекают от работы. Поэтому отправляйте email конкретным людям, не заставляйте других тратить свое время на ненужные вещи.
Восклицательные знаки
Умеренно используйте восклицательные знаки в своих сообщениях, не увлекайтесь. Ставьте один восклицательный знак, чтобы передать настроение.
Будьте осторожны с юмором
Профессиональную переписку лучше оставить без юмора, если вы не знакомы с получателем хорошо. Кроме того, то, что смешно вам, не всегда будет смешно кому-то еще.
Люди разных культур говорят и пишут по-разному
Непонимание может произойти из-за культурных различий, особенно в письменной форме, когда вы не видите человека. Адаптируйте ваше сообщение в зависимости от культурных различий получателя.
Например, японцы, арабы и китайцы перед тем, как начать сотрудничество, хотят поближе познакомиться с человеком. В то время как немцы, американцы или скандинавы более прямы и готовы приступить к работе без траты время на знакомство поближе.
Отвечайте на письма даже если это письмо не предназначено вам
Трудно отвечать на каждое сообщение, но вы должны попытаться. Это касается тех писем, которые были отправлены вам по ошибке, особенно если отправитель ожидает ответ. Ответ не является необходимым, но это хороший тон, особенно если человек работает в той же компании или отрасли, что и вы.
Помимо этих советов всегда проверяйте содержание письма на наличие ошибок и только после этого адрес получателя.
Tags:
Rules for better correspondence via email
Современные правила этикета электронной почты
